Pankkitodistukset tallennetaan tyypin mukaan erillisiin kansioihin ja useimmiten aikajärjestyksessä. Valinnan suorittaa dokumentaation muodostamisesta vastaava työntekijä. Erityinen toimikunta käsittelee vanhentuneiden asiakirjojen tuhoamista.
Pankkitodistusten varastoinnin suorittavat sekä pankit itse että tilejä pitävät organisaatiot. Yhden laitoksen varastointijärjestys voi poiketa hieman toisen järjestyksen järjestyksestä.
Kuinka pankkitodistuksia säilytetään organisaatioissa
Organisaatiossa olevat pankin asiakirjat vahvistavat rahaliikenteen suorittamisen ja heijastuvat kirjanpitoon. Säilytyspaikka on kirjanpitoosasto, jonka työntekijät voivat jakaa kaikki paperit tyypeittäin erillisiin kansioihin tilien ja pankkien yhteydessä. Jos yrityksellä on useita käyttötilejä, jokaiselle luodaan erillinen kansio, jos valuuttatili, tilin valuutta on merkitty kannessa ja selässä. Kronologista järjestystä käytetään kunkin tilin tiliotteiden kirjaamiseen. Jokaisessa tiliotteessa on sideaine, joka koostuu maksuasiakirjoista ja perusteluista jokaiselle tapahtumapäivälle.
Maksetuille laskuille luodaan erillinen kansio. Valuutanvalvonta-asiakirjat tallennetaan erillisiin kansioihin, joista löydät kaikki tiedot valuuttatilien käytöstä. Puhumme tapahtumapasseista, todistuksista suoritettujen töiden tai palveluiden vahvistamisesta, valuuttakurssitodistuksista ja muista. Jos asiakirjojen määrä on pieni, rekisteriä on riittävästi, joissa ilmoitetaan asiakirjan numero, määrä ja päivämäärä.
Kuinka asiakirjoja säilytetään liikepankeissa
Nämä laitokset tallentavat asiakirjoja, jotka vahvistavat pankin taloudellisen ja taloudellisen toiminnan, sekä asiakkaiden toimitus- ja maksutositteita. Vastuu niistä on johtajalla ja pääkirjanpitäjällä. Sekä paperiset että sähköiset asiakirjat ovat varastointikohteita. Paperisia säilytetään erityisessä varastossa, johon pääsemiseksi sinun on hankittava erityislupa. Luvan on oltava pääkirjanpitäjän tai hänen sijaisensa allekirjoittama.
Muistodokumentaatio arkistoidaan päivittäin, tätä varten perustetaan erillinen kansio, johon asiakirjat tallennetaan myös aikajärjestyksessä. Valinnan suorittaa työntekijä, joka on vastuussa taloudellisen dokumentoinnin oikeasta muotoilusta. Muut kansiot koostuvat käteisrahoitusasiakirjoista ja asiakastalletuksia kuvaavista papereista. Jalometallitoimintoja koskevia tietoja sisältävät asiakirjat arkistoidaan erillisiin kansioihin.
Tarve asettaa tietyntyyppisiä asiakirjoja eri kansioihin johtuu siitä, että jokaisella paperilla on oma säilyvyysaika. Tämä koskee myös asiakirjojen säilyttämistä sähköisessä muodossa. Asiakirjojen tuhoamiseksi, joiden varastointiaika on päättynyt, kootaan erityinen toimikunta, jonka jäsenet tarkastelevat jokaista paperia ja täyttävät sitten erityisen asiakirjan, joka vahvistaa, että asiakirjat, joiden varastointiaika on päättynyt, on tuhottu.
