Monet yritykset, riippumatta omistusmuodostaan, laativat vuosittain julkisen raportin vuosittaisen toiminnan tuloksista. Nämä asiakirjat ovat tietolähde suurelle yleisölle, ja samalla ne ovat näkyvä todiste organisaation tehokkuudesta tai tehottomuudesta.
Yhtiökokouksen päätös yhtiön tulevasta kohtalosta, julkinen arvio organisaation toiminnasta jne. Voi riippua siitä, kuinka hyvin vuosikertomus on laadittu, toisin sanoen vuosikertomuksen laativa asiantuntija tai rakenneyksikkö pitäisi olla tietoinen siitä, että paitsi maine riippuu lopullisen asiakirjan laadusta, mutta myös yrityksen jatkokehityksestä.
Usein vuosikertomuksen laatiminen kuuluu analyyttiselle osastolle tai muulle rakenteelliselle yksikölle, joka suorittaa koko yrityksen toimintaa koskevan tiedon keräämisen toimintoja tilikaudella.
Organisaation toiminnan tyypistä ja yleisön luonteesta riippuen, mihin asiakirjat on tarkoitettu, raportti voidaan ylläpitää sisäisten asiakirjojen tai julkisen tiedon tyyliin monille lukijoille. Sisäisen dokumentaation tyyliä noudatetaan yhtiön perustajahenkilöille ja osakkeenomistajille esitettävissä raporteissa. Tällöin raportissa kiinnitetään enemmän huomiota taloudelliseen suorituskykyyn, taloudelliseen tehokkuuteen ja suorituskykyyn suunnitelmassa esitettyjen keskeisten tavoitteiden saavuttamisessa.
Julkista raporttia varten, joka yleensä julkaistaan virallisella verkkosivustolla julkista katselua varten, tarvitaan tarkempi kuvaus organisaation toiminnasta, sen tehtävistä ja tehtävistä. Useat toimitetut tiedot edellyttävät yksityiskohtaista selitystä, jota varten valmistellaan erillistä osiota. Yleensä analyyttiset yksiköt osallistuvat julkisen raportin kehittämiseen läheisessä yhteistyössä suhdetoiminnan asiantuntijoiden kanssa, joilla on mahdollisuus korjata tietoja niiden merkityksestä riippuen.
Raportin kohdeyleisön luonteesta riippumatta kaikki lopulliset asiakirjat on ryhmitelty selvästi osiin. Ensimmäisessä osassa annetaan pääsääntöisesti ennen organisaatiota asetetut tehtävät ja niiden saavuttamisen tulokset. Seuraavassa on esitetty vuoden taloudelliset tulokset ja tuotantotulokset.
Viimeinen osa on pääsääntöisesti yrityksen sosiaalinen toiminta. Nämä tiedot sisältyvät pääsääntöisesti julkiseen raporttiin, jossa esitetään yrityksen sosiaalisesti suuntautuneen politiikan tulokset. Raporttiin sisällytettävänä aineistona käytetään tietoa organisaation edustajien palkinnoista korkean tason ansioista sosiaalisen tuen alalla, hyväntekeväisyystoiminnan tuloksista jne.
On muistettava, että valittaessa raportissa heijastuvia tietoja on välttämätöntä säilyttää toimitettujen tietojen objektiivisuus. Tätä sääntöä on noudatettava, vaikka yrityksen toiminnan tulokset tietyissä indikaattoreissa eivät olisikaan kaukana ihanteellisista tai viittaavat riittämättömään suorituskykyyn. Tästä puhuttaessa raportin tulisi heijastaa mahdollisia syitä, jotka johtivat tällaisiin tuloksiin, sekä kiinnittää yleisön huomio tiukkaan aikomukseen poistaa ongelma tulevalla kaudella.
