Kaikilla itsensä kunnioittavilla yrityksillä on oltava oma lehdistöpalvelunsa. Häntä kutsutaan muodostamaan yrityksen imago ja luomaan sille pätevä maine. Kuinka järjestää lehdistöpalvelun työ oikein?
Ohjeet
Vaihe 1
Lehdistöpalvelua järjestettäessä on määriteltävä selvästi, miksi sitä muodostetaan, mitä tehtäviä suoritetaan, miten se osallistuu yrityksen kehittämiseen.
Vaihe 2
Lehdistöpalvelun henkilöstö voi koostua yhdestä useaan - kaikki riippuu sen palvelun tyypistä. Mitä suurempi yritys, sitä suurempi lehdistöryhmän henkilöstö. Tyypillisesti suurissa organisaatioissa lehdistöpalvelut ovat osa PR-osastoa. Pienissä yrityksissä PR-osaston päällikön ja lehdistösuhteista vastaavan henkilön tehtävät voidaan yhdistää yhdellä henkilöllä. Huolimatta siitä, että lehdistöpalvelu toimii yleensä organisaation edustajana, sen tulisi saada kaikki ohjeet PR-osaston päälliköltä, joka puolestaan on vastuussa johdolleen.
Vaihe 3
On tärkeää, että jokainen lehdistöpalvelun työntekijä on vastuussa omasta vastuualueestaan. Näin ollen lehdistöpalvelun päällikkö on täysin vastuussa osaston työstä, hän johtaa henkilökohtaisesti lehdistötilaisuuksia ja järjestää kulttuuriohjelman toimittajille.
Vaihe 4
Lehdistöyhteyshenkilön tehtäviin kuuluu materiaalien valmistelu lehdistölle, vastaaminen lehdistökyselyihin ja tiedotusvälineiden seuranta. Hän ryhtyy tarvittaessa toimenpiteisiin virheiden korjaamiseksi lausunnoissa tai tekee asianmukaiset kumotukset. Vaikka lehdistöyhteys toimii yleensä organisaation edustajana, on parempi, että organisaation johtaja puhuu organisaation puolesta tärkeissä asioissa.
Vaihe 5
Lehdistöpalvelulla on myös akkreditointiryhmä, joka myöntää akkreditointikortteja toimittajille, valmistelee ja toimittaa asiakirjojen tietopaketin toimittajille jne.
Vaihe 6
Lehdistöpalvelulla voi olla myös oma luova ryhmä, johon voi kuulua omat kirjeenvaihtajat, tv-toimittajat ja operaattorit. Heidän pitäisi pystyä valmistelemaan materiaalia itsenäisesti tiedotusvälineiden toimituksille. Lisäksi joissakin organisaatioissa tällainen ryhmä voi olla mukana oman yrityslehden julkaisemisessa.
Vaihe 7
Suurilla yrityksillä ja valtion virastoilla voi olla myös analyyttinen ryhmä, johon kuuluu arvioija. Sen tehtävänä on seurata ja analysoida tiettyjen ongelmien kattavuutta sanomalehtien ja aikakauslehtien sivuilla, televisio- ja radio-ohjelmissa sekä määrittää kattavuuden laatu. Lisäksi valmistautuessaan lehdistötilaisuuteen tarkkailijan on muotoiltava ongelman aihe, ongelman historia, valmisteltava erilaisia viitteitä ja muistioita.
