Rahan vastaanottoon perustuva asiakirja vaatii oikean lomakkeen täyttämisen. Jos organisaatio on tarjonnut työntekijälle varoja tarpeisiin, heidän on raportoitava heille täyttämällä ennakkoraportti.
Kenen tulisi täyttää ennakkoselvitys
Johtaja ei voi antaa rahaa organisaatiolle vain tuollaiselle työntekijälle. Aluksi olisi määritettävä luettelo työntekijöistä, jotka ovat oikeutettuja saamaan ennakkovaroja, ja seuraava raportti. Tätä varten on tarpeen laatia ja antaa erityinen määräys.
Jos alainen tarvitsee varoja liiketoiminnan harjoittamiseen, hänen on toimitettava johtajalle vapaamuotoinen lausunto. On välttämätöntä ilmoittaa vaadittu summa ja tarkoitus, johon rahaa haetaan. Jos johtaja on samaa mieltä lausunnosta, hän allekirjoittaa lausunnon henkilökohtaisesti ja ilmoittaa, kuinka paljon hän antaa varoja ja kuinka kauan.
On tärkeää huomauttaa, että käteistä voidaan antaa vain työntekijälle, joka on jo raportoinut kaikki aiemmin saadut summat.
Joskus työntekijä voi tarvita valtakirjan, joka on myönnettävä organisaation puolesta vakiintuneen mallin nro M-2 tai nro M-2a mukaisesti. Nämä lomakkeet hyväksyttiin vuonna 1997 Venäjän federaation liittovaltion tilastopalvelun asetuksella.
Työntekijän on raportoitava käytetyistä rahoista, jotka annettiin organisaation kirjanpito-osastolle. On tietty määräaika, jonka kuluessa sinun on täytettävä ja toimitettava kuluraportti. Se on 3 päivää organisaation johtajan hakulomakkeessa ilmoittaman ajanjakson päättymisestä.
Jos työntekijälle annettiin varoja matkatarpeisiin, hänen on otettava ne huomioon seuraavan 3 työpäivän kuluessa palattuaan työmatkalta.
Kuinka kuluraportti vahvistetaan
Jos työntekijällä on rahaa jäljellä, hän ei voi palauttaa sitä kassalle vain. Ensinnäkin sinun on kerättävä kaikki asiakirjat, jotka vahvistavat, että rahat käytettiin täsmälleen niihin tarpeisiin, joita varten ne toimitettiin. Nämä voivat olla käteis- ja myyntikuitit, matkaliput, kuitit, teot ja muut tiukat ilmoitukset.
Jokaisen tällaisen asiakirjan vastaanottamisen jälkeen on ehdottomasti tarkistettava, ovatko päivämäärä, määrä ja tiedot luettavissa.
Työntekijän on toimitettava kaikki asiakirjat kirjanpito-osastolle.
Mitä tapahtuu, jos kustannusraportti täytetään väärin
Jos työntekijä on suorittanut virheellisen ilmoituksen tai ei toimittanut ennakkoilmoitusta 3 päivän kuluessa, valvontaviranomainen katsoo saadut varat tuloiksi, joista on tarpeen laskea vakuutusmaksu ja henkilökohtainen tulovero. Jos myöhemmin työntekijä toimittaa edelleen kaikki tarvittavat asiakirjat ja raportin, kirjanpitäjän on tehtävä uudelleenlaskenta.
Organisaation valtuutettu työntekijä voi pidättää määrän, jota ei ole toimitettu, työntekijän palkasta.
Ennakkoselvityksen laatimisen perussäännöt
Seuraavat säännöt ovat kuluraportin laatimisen ytimessä:
- Ennakkoraportin on oltava liitetty asiakirjoihin, jotka vahvistavat kulut.
- Asiakirjat on toimitettava viimeistään 3 työpäivän kuluttua työmatkan päättymisestä, johtajan määrittelemästä ajasta tai töihin menemisestä sairauden tai loman jälkeen.
- Raportti laaditaan erityisessä muodossa nro AO-1. On myös sallittua käyttää ennakkoilmoituksen muotoa, jonka organisaation johtaja hyväksyy.
- Vain johtajan tulisi olla vastuussa kuluraportin hyväksymisestä.
- Ennakkoraportin täyttää rahan käyttänyt työntekijä. Myös kirjanpitäjän on syötettävä joitain tietoja.
Seuraavat tiedot on ilmoitettava ennakkomaksuraportissa:
- Tiedot yrityksestä, joka on myöntänyt rahat työntekijälle.
- Tiedot organisaatiosta varoja saaneesta työntekijästä.
- Tarkoitus, johon sinun on annettava rahaa yrityksen työntekijälle.
- Määrä.
- Tiedot kaikista kuluista ja vahvistus.
- Rahavarat, jos sellaisia on.
Lopussa allekirjoitukset antavat kirjanpito-osaston työntekijät ja työntekijät, jotka antoivat rahat ja saivat loput.
Etukäteisilmoitukseen ei tarvitse asettaa leimoja. Tämä johtuu siitä, että asiakirja on sisäinen. Ja ei ylitä organisaatiota. Lisäksi vuodesta 2016 lähtien kaikilla oikeushenkilöillä, ei vain yksittäisillä yrittäjillä, on kaikki oikeudet olla hyväksymättä asiakirjojaan leimoillaan ja sineteillä.
Raportti täytetään yhtenä kappaleena. Se on osa ensisijaista dokumentaatiota, eikä sinun tule tehdä virheitä sen suunnittelussa. Jos jostain syystä ei ollut mahdollista välttää täpliä tai virheellistä täyttämistä, on parempi ottaa uusi muoto ja täyttää se uudella tavalla.
Kuinka täyttää kustannusraportti
Vaikuttaa siltä, että tällaisen sisäisen liikkeen kannalta tärkeän asiakirjan pitäisi olla hyvin vaikea täyttää. Mutta tämä on pohjimmiltaan väärin. Kun olet täyttänyt sen ensimmäisen kerran, ei pitäisi olla vaikeuksia myöhemmin, jos sinun on täytettävä se uudelleen.
Työntekijän on syötettävä tiedot seuraavassa järjestyksessä:
- Käyttämällä organisaation rekisteröintitietoja syötetään OKPO-koodi ja yrityksen koko nimi.
- "Ennakkoraportti" -merkinnän vieressä oleviin sarakkeisiin on merkittävä asiakirjan numero ja valmistelupäivä.
- Oikealla on välttämätöntä jättää vähän vapaata, tyhjää tilaa. Sitä tarvitaan organisaation päällikön kirjanpitoon: määrä sanoin, raportin hyväksymispäivä ja allekirjoitus.
- Alla koko rivi sisältää tietoja ennakkorahaa saaneesta työntekijästä. On tarpeen ilmoittaa missä yksikössä hän työskentelee, hänen sukunimensä, etunimensä, isänsä ja asema. Myös työntekijän henkilöstömäärä ilmoitetaan ja miksi ennakkoa tarvittiin.
Tämä päättää kuluraportin ensimmäisen osan. Lisäksi lomake sisältää kaksi taulukkoa. Yhden niistä täyttää myös varoja saanut työntekijä. Sinun on annettava ennakkomaksun kokonaismäärä ja valuutta, jolla se maksettiin. Saldon tai ylikulutuksen määrä on ilmoitettava alla.
Valtuutettu asiantuntija täyttää toisen taulukon kirjanpito-osastolla. Sen on sisällettävä tiedot kirjanpitotileistä, alatileistä ja niiden kautta kulkevista varoista. Tapahtumakoodi ja tarkat määrät on ilmoitettava.
Taulukoiden alapuolella on tarpeen ilmoittaa, kuinka monta asiakirjaa on liitetty raporttiin ja kuinka monta sivua nämä asiakirjat sisältävät.
Kun kaikki sarakkeet on täytetty, pääkirjanpitäjän on tarkistettava asiakirjat. Tuloksen mukaan hänen on ilmoitettava raportointimäärä erityisellä rivillä tätä varten.
Kirjanpitäjän ja pääkirjanpitäjän alapuolella on oltava allekirjoitus allekirjoituksineen. Lisäksi kirjanpito-osaston työntekijälle olisi ilmoitettava saldon tai uudelleenlaskennan määrä ja käteismääräyksen numero, jonka kautta tämä summa kulki. Kassan, joka sai saldon tai antoi summan, joka oli identtinen ylikulutuksen kanssa, on myös allekirjoitettava ennakkomaksu.
Taloudellisen raportin seuraava osa on neuvoteltavissa. Siinä on oltava kaikki tarvittavat tiedot asiakirjoista, jotka vahvistavat sen, että varat käytettiin pyydettyihin tarpeisiin. Tässä osassa sinun on annettava seuraavat tiedot:
- Tiedot kustakin organisaatiosta, joka on myöntänyt asiakirjan.
- Myöntämispäivä.
- Nimi.
- Tarkka käytetty rahamäärä.
- Laskennan numero, jolla asiakirjassa ilmoitettu summa kirjattiin.
Työntekijän on allekirjoitettava allekirjoituksensa pöydän alla erityisellä rivillä. Siksi hän vahvistaa määritettyjen tietojen oikeellisuuden.
Kustannusraportin viimeinen osa on katkaisuosa. Siinä on kirjanpitäjän kuitti, jonka hän täyttää saatuaan työntekijältä asiakirjat, joissa vahvistetaan käytetty raha. Repäisykappaleessa on tarpeen ilmoittaa:
- Tiedot työntekijästä (koko nimi).
- Raportin numero ja antopäivä.
- Työntekijälle annettu summa sanoin.
- Kustannuksia osoittavien raportointiasiakirjojen lukumäärä.
Sen jälkeen tilinpitäjä lisää päivämäärän ja allekirjoituksen. Irrotettava osa on luovutettava työntekijälle todisteena saaduista tiedoista.
