Ennen kirjanpito-ohjelmiston ostamista on arvioitava yrityksen tekninen varustus ja määritettävä, täyttääkö ostajan tietokoneverkko ohjelmiston vaatimukset. On toivottavaa, että insinöörityön tuesta vastaava organisaatio osallistuu tähän työhön.
Ohjeet
Vaihe 1
Kirjoita sopimukseen yksityiskohtaisesti kaikki edellytykset kirjanpito-ohjelman hankkimiselle ja sen toteuttamiselle. Virheenkorjaus ja ohjelman käynnistäminen vievät melko kauan, joten määritä sopimuksessa vaiheittainen vaihe siirtymiseksi ostettuun ohjelmaan. Ostajahenkilöstön koulutuksesta ja toteutusprosessin tukimuodoista on huolehdittava myyntiorganisaation asiantuntijoiden toimesta sopimuksessa.
Vaihe 2
Sopimuksessa määritetään projektin kokonaiskustannukset, ohjelman vaiheittaisen käynnistämisen ajoitus ja maksuehdot. Maksu kirjanpito-ohjelman käynnistämisestä tapahtuu yksittäisten ohjelmistolohkojen kehittämisenä sopimuksen mukaisesti. Ohjelman kunkin osan toteuttamisen tosiasia vahvistetaan allekirjoittamalla teko tietyn työn suorittamiseksi. Tällainen työ voidaan valmistaa ostajan tarpeisiin, kuten kirjanpitotiedot, raportit, lehdet jne.
Vaihe 3
Rahansiirto valmistuneesta työkokonaisuudesta heijastuu osto-organisaation kirjanpitoon merkinnällä tilin 51 luottoon samalla kun heijastetaan maksun määrää veloituksella tililtä 60.
Vaihe 4
Ohjelman erillisen lohkon käyttöönoton tosiasia kirjataan osto-organisaation kirjanpitoon kirjanpitomerkinnällä tilin 97 veloitukseen vastauksena tilin 60 hyvitykseen.
Vaihe 5
Tili 97: n alaskirjaus kustannustilien veloitukselle voidaan lähettää kerralla koko hyväksytyn vaiheen kustannusten määrälle. Tai voit kirjoittaa tasa-arvoisina osina koko käyttöiän ajan ohjelman seuraavaan päivitykseen saakka. Vuoden 2012 tililuettelon mukaan tiliä 97 voidaan käyttää kirjanpidossa, mutta suositellaan asteittaista siirtymistä tililtä 97: lle 76. Tiliä 76 käytettäessä sallitaan myös vaiheittainen poistaminen.
