Pääasiallinen työkalu minkä tahansa yrityksen rahavirtojen hallinnassa on vaihtotase. Sen pätevä johto varmistaa oikea-aikaiset selvitykset liikekumppaneiden, toimittajien ja urakoitsijoiden, organisaation työntekijöiden ja budjetin kanssa. Muiden kuin käteismaksujen sääntely voidaan jakaa kahteen ryhmään: vaihtotilin tapahtumien suorittaminen ja niiden heijastuminen kirjanpitotileihin.
Ohjeet
Vaihe 1
Pienyrityksillä ei pääsääntöisesti ole erityisiä ongelmia maksujen järjestämisessä: finanssityöntekijä tekee tilauksia, vie ne pankkiin tai lähettää ne sähköisesti asiakas-pankki -järjestelmän kautta, vastaanottaa lausuntoja ja lähettää ne kirjanpito-ohjelmaan. Jos puhumme holdingyhtiöstä, joka yhdistää useita kymmeniä oikeushenkilöitä, vaihtotilin hallinnointiin tarvitaan järjestelmä.
Vaihe 2
Järjestä maksua vastaan vastaanotettujen asiakirjojen kirjanpito yrityksen eri osastoilta: rekisteröi ne erityiseen päiväkirjaan tai sähköiseen tiedostoon, jossa on lähiverkkoyhteys. Säilytä laskuja, eritelmiä, palveluviitteitä ja muita sovelluksia varojen siirtämiseksi eri tallennuslaitteisiin asiaankuuluvasta aiheesta: verot, palkat, maksut päätoimittajille, yleishyödylliset kustannukset, lainansiirrot jne.
Vaihe 3
Kun teet maksumääräyksiä, tarkista huolellisesti vastaanottajan pankkitiedot, maksun määrä ja tarkoitus. Kukaan ei ole immuuni virheiltä, joten kun lähetät valmiita maksuja tarkastettavaksi ja allekirjoitettavaksi pääkirjanpitäjälle, liitä kuhunkin tilaukseen ensisijainen asiakirja, jonka perusteella se laadittiin.
Vaihe 4
Pääsääntöisesti on tärkeää, että työntekijät, jotka ovat jättäneet maksupyynnön mahdollisista kuluista, tietävät maksumääräyksen päivämäärän ja numeron. Pidä päivittäinen konsolidoitu rekisteri vaihtotilitapahtumista, jotta hakusi eivät häiritse kutakin kysymystä. Sen tulisi sisältää tietoja vastaanottajasta, maksun määrästä ja tarkoituksesta, yrityksen monien oikeushenkilöiden kanssa - maksajasta sekä tilausnumero.
Vaihe 5
Tällainen tapahtumarekisteri voidaan koota manuaalisesti, mutta sen automaattinen versio on optimaalisin. Useimmilla kirjanpito-ohjelmistoilla on samanlainen tehtävä, tai se on mahdollista luoda.
Vaihe 6
Pidä maksujen yhteenveto mukavuuden vuoksi jaetussa tiedostossa tai lähetä se valmiina organisaatiosi paikalliseen verkkoon. Näin kaikki kiinnostuneet osapuolet voivat saada tarvitsemansa tiedot.
Vaihe 7
Jotta et menetä säännöllisten maksujen määräaikoja, laadi aikataulu suunnitelluille kuluille: verot, lainojen korkomaksut, säännölliset erät sopimusten perusteella jne.
Vaihe 8
Jotta heijastettaisiin käyttötilin tapahtumia oikein kirjanpidossa, sovi pääkirjanpitäjän kanssa vakiotapahtumien kirjoittamisesta ja keskity niihin pankkitiliä kirjatessasi.
Vaihe 9
Muista asentaa "Asiakas-Pankki" -järjestelmä. Sen avulla voit välttää päivittäiset matkat pankkiin ja nopeuttaa maksuja, koska pankkivirkailijan ei tarvitse käsitellä niitä manuaalisesti. Lähes kaikki tällaiset ohjelmat tukevat vaihto-toimintoja kirjanpito-ohjelmien kanssa: maksumääräysten lataaminen ja tiliotteiden purkaminen.
Vaihe 10
Tietysti maksujen automatisointi ei peruuta paperiasiakirjoja, joten älä unohda saada säännöllisesti tiliotteita pankista ja siirtää ne kirjanpitoon.
