Liiketoiminnan kirjeenvaihto on olennainen osa työnkulkua. Viestit on kirjoitettava niin, että julkaisun yhteydessä sen ei tarvitse punastua vapaan tavun ja virheiden vuoksi. Liikekumppaneille tarkoitetun kirjeen tulee sisältää tervehdys, se on kirjoitettava pisteeseen ja lopussa yksityiskohtaisella allekirjoituksella.
Ohjeet
Vaihe 1
Jos et tiedä, milloin vastaanottaja lukee kirjeen, kirjoita tervehdykseen”Hei” tai”Hyvää päivää”.
Vaihe 2
Valitse vakiofontti ja mustat kirjaimet. Monivärisiä sanoja ei ole helppo lukea, ne häiritsevät huomiota eivätkä anna sinun tarttua tekstin olemukseen. Jos haluat korostaa lauseen, kirjoita: "Kiinnitän huomionne, että …"
Vaihe 3
Viittakaa henkilöön nimen mukaan ja esimieheen - nimen ja isänimen mukaan. Ennen kuin otat yhteyttä, kirjoita "Rakas …" Liiketoiminnan kirjeenvaihto voi tulla pöydälle johtajalle, joten on parempi välttää pieniä ja puhekielen ilmaisuja.
Vaihe 4
Kun puhut kumppanillesi, kirjoita sanat "sinä", "sinä", "sinun" isolla kirjaimella. Jos kirje on osoitettu useille ihmisille, käytä pieniä kirjaimia.
Vaihe 5
Seuraava teksti tulee kirjoittaa oikein, yksinkertaisilla lauseilla, ilman sanoja, joita kumppani ei ehkä tiedä. Jos teksti sisältää teknisiä termejä tai ulkomaisia ilmaisuja, muista tulkita ne.
Vaihe 6
Aloita kirjeesi lausunnolla ongelman ydin ja esitä sitten kiinnostavia kysymyksiä.
Vaihe 7
Yritä sijoittaa 1/3 A4-arkkiin 12 tyyppisellä. Suuria viestejä on vaikea ymmärtää, niitä ei lueta loppuun tai kokonaiset lauseet ohitetaan. Jos haluat kommunikoida paljon, jaa tiedot useisiin kirjaimiin tai liitä tiedosto yksityiskohtaiseen kuvaukseen. Jos tiedot ovat tärkeitä vastaanottajalle, hän varmasti avaa liitteen.
Vaihe 8
Kirjoita yrityskirjeesi loppuun "Terveisin etu- ja sukunimi". Jos kirjeenvaihto tapahtuu sähköpostitse, kirjoita allekirjoitus, joka tulee kaikkien viestien mukana. Ilmoittakaa seuraavat tiedot: - sukunimi, etunimi tarvittaessa - isänimi; - asema; - organisaation nimi; - osoite; - puhelinnumero - työ ja matkapuhelin; - lisätietoja - iskulause, toive jne. yrityksen tyyliin.
