Liiketoiminnan kirjeenvaihto vaatii herkkuja varsinkin toimittajalle lähetetyissä kirjeissä, koska valituksen syy voi olla velvoitteiden noudattamatta jättäminen paitsi hänen, myös organisaatiosi.
Ohjeet
Vaihe 1
Jos otat ensimmäisen kerran yhteyttä tavarantoimittajaan tilataksesi tavaroita tältä, käytä organisaation vakiolähetyslomaketta. Jos tätä lausuntoa ei ole julkaistu sähköisesti organisaation verkkosivustolla, kirjoita kirje vapaalla tyylillä.
Vaihe 2
Jos tilaat useita erityyppisiä tuotteita eri määrinä, tee tilaus tarvittaessa taulukon muodossa, jossa on tuotteen nimi, esine, väri. Kirjoita muistiin velvoitteet maksaa tilatuista tavaroista, anna toimittajalle organisaatiosi tiedot, näiden tietojen perusteella toimittaja laatii sopimuksen. Ilmaise kirjeen lopussa toiveesi molempia osapuolia hyödyttävälle yhteistyölle.
Vaihe 3
Jos kirjeenne toimittajalle koskee sopimusehtojen virheellistä täyttämistä, tavaroiden viivästynyttä toimittamista tai väärän laadun, laadun tai tyypin tavaroiden toimittamista, käytä lauseita "Ilmoitamme sinulle tällä kirjeellä …", "Ilmoitamme sinulle… ". Ilmoita selvästi syy, miksi et voi hyväksyä lähetettyä tuotetta. Katso sopimusta tai sopimushakemusta, josta käy ilmi, kuinka monta yksikköä ja minkälaisten tavaroiden toimittajan olisi pitänyt lähettää sinulle. Tällöin toimittajan on helpompi korjata virheensä.
Vaihe 4
Jos kirjeesi koskee kyvyttömyyttä maksaa tavaroita sopimuksessa asetetussa määräajassa, ilmoita siitä toimittajalle kaikkein lempeimmällä, mutta samalla virallisella tavalla. Käytä lauseita "Pahoittelemme maksuviivästyksiä …", "Emme voi nykyisten olosuhteiden vuoksi maksaa laskuja ennen …".
Vaihe 5
Kerro vastapuolelle tarkalleen, milloin aiot maksaa hänelle velan ja että organisaatiosi takaa tämän velvoitteen täyttämisen. Ilmaise kirjeen lopussa toivoa, että tämä jakso ei vaikuta pitkäaikaiseen kumppanuuteenne.
