Merkittävä osa yrityksen työnkulusta on kirjanpitoasiakirjoja, jotka ovat merkittäviä tietoja kaupallisen organisaation taloudellisesta toiminnasta. Kirjanpidon laatu yrityksessä riippuu kirjanpitoasiakirjojen laatimisen oikeellisuudesta ja oikea-aikaisuudesta.
Ohjeet
Vaihe 1
Yhtiön pääkirjanpitäjä hoitaa kirjanpito- ja veroasiakirjoja. Tärkeimmät kirjanpitoasiakirjat sisältävät ensisijaiset asiakirjat, kirjanpitorekisterit ja raportointilomakkeet.
Vaihe 2
Kaupallisessa organisaatiossa on luotava ensisijainen kirjanpitojärjestelmä, jonka mukaan kaikki organisaation taloudelliseen toimintaan liittyvät liiketoimet on vahvistettava ensisijaisilla asiakirjoilla. Ensisijaiset asiakirjat sisältävät laskut, suoritetut työt, kirjanpitotodistukset, kassatilaukset, alaskirjaukset ja hyväksymis-siirrot sekä muut vastaavat asiakirjat, jotka kirjaavat taloudellisen toiminnan tosiasian tai oikeuttavat oikeuden suorittaa liiketoimi. Ensisijaiset asiakirjat voidaan ottaa huomioon, jos ne on laadittu oikein tietyssä muodossa ja sisältävät tarvittavat tiedot.
Vaihe 3
Kirjanpitorekisterit ovat erillisiä osia yrityksen kirjanpitojärjestelmässä, joiden tarkoituksena on kerätä ja järjestelmällisesti tietoja ensisijaisista asiakirjoista. Kirjanpitorekisterit sisältävät tilauspäiväkirjan, kassakirjan, pääkirjan ja erilaisia kirjanpitolomakkeita. Kirjanpitorekisterien muodot hyväksyy yrityksen johtaja. 1.1.2013 alkaen kirjanpitorekistereitä ei enää luokitella liikesalaisuuksiksi. Nämä lainsäädäntömuutokset tehtiin kirjanpitojärjestelmän avoimuuden ja avoimuuden lisäämiseksi.
Vaihe 4
Tiettyjen muotojen kirjanpitotietojen perusteella laaditaan tilinpäätös. Yritysraportointi on kirjanpito-osaston kaiken kirjanpitotyön viimeinen vaihe. Vuosiraportoinnin kokoonpano sisältää: taseen, tuloslaskelman, oman pääoman muutoslaskelman, rahavirtalaskelman, selvityksen varojen käyttötarkoituksesta ja selitykset taloudellisen tuloksen selvityksessä. Tilinpäätös kirjaa yrityksen omaisuuden ja taloudellisen tilanteen sekä kuvaa taloudellisen toiminnan tuloksia tietyllä ajanjaksolla. Raportointitietoja voidaan käyttää taloudellisen tilanteen analysointiin ja yrityksen tehokkuuden arviointiin. Tilinpäätöksen perusteella yhtiön toimintaa suunnitellaan edelleen
Vaihe 5
Kirjanpitoasiakirjat ovat arkistointivarastossa. Kirjanpitoasiakirjojen säilytysaika riippuu niiden tyypistä. Ensisijaisia asiakirjoja ja kirjanpitorekistereitä on pidettävä vähintään viiden vuoden ajan, ja vuositilinpäätöksessä viitataan pysyvään arkistointiin tallennettuihin asiakirjoihin.
