Jokaisen organisaation on seurattava kaikkia liiketoimia. Pääsääntöisesti kaikki liikkeet laaditaan tositteilla, jotka ovat kirjanpitoa. Kirjanpito perustuu tällaisten asiakirjojen perusteella. Mitä kirjanpitodokumentaatio on yleensä ja miksi sitä tarvitaan?
Kaikki kirjanpitotiedot laaditaan yhtenäisillä lomakkeilla, toisin sanoen lailla vahvistetuilla lomakkeilla. Jos korkeammat viranomaiset eivät ole toimittaneet lomaketta, asiakirjat laaditaan missä tahansa muodossa. Kirjanpitoasiakirjoissa on välttämättä oltava nimi, laatimispäivä, organisaation tiedot, toiminnan sisältö, työntekijöiden tehtävien nimet ja allekirjoitukset.
Kirjanpitoasiakirjojen ydin on heijastaa kaikkia organisaation tekemiä liiketoimia sekä yksinkertaistaa veroja ja kirjanpitoa. Kaikkien kirjanpitoaineistojen sisältämien tietojen on oltava luotettavia ja ymmärrettäviä. Jos esimerkiksi laadit kirjanpitoselvityksen, operaation sisältöä ei pitäisi kirjoittaa liian salaa, vaan sen olemus on ilmoitettava selvästi ja selkeästi.
Asiakirjat on laadittava johtajan tai henkilön, joka on hyväksytty johtajan määräyksellä. Kirjanpitoasiakirjat laaditaan päivänä, jolloin toimenpide saatiin päätökseen tai sen jälkeen. Esimerkiksi kuukauden alussa polttoainetta kulutetaan, ja tämä tapahtuu joka päivä 30 päivän ajan. Kirjanpitäjä voi laskea polttoaineiden ja voiteluaineiden kulutuksen seuraavan kuukauden ensimmäisenä päivänä ja laatia kirjanpitotiedot.
Mitään muutoksia asiakirjoihin ei sallita. Jos huomaat virheen, sinun on annettava korjausmääräys. Laadi sitten toinen asiakirja, jota tulevaisuudessa on vahvistettava edellisellä.
Kirjanpitoasiakirjat voidaan antaa sekä paperilla että sähköisessä muodossa. Mutta jos käytät jälkimmäistä menetelmää, sinun on tarvittaessa tulostettava kopio, koska se on tarpeen toimitettavaksi esimerkiksi valtion viranomaisille verovirastolle.
