Toimistotyö - työskentele asiakirjojen ja dokumentaatiotuen kanssa hallinnassa tässä organisaatiossa, jota säännellään GOST R 51141-98 "Toimistotyö ja arkistointi. Termit ja määritelmät". Toimistotyön järjestäminen on saapuvien, lähtevien ja sisäisten asiakirjojen rekisteröinnin, varastoinnin ja käytön järjestäminen yrityksen nykyisessä toiminnassa.
Ohjeet
Vaihe 1
Kun järjestät toimistotyötä, ota huomioon, otatko yrityksesi, organisaatiosi, maantieteellisesti etäisimmät jakoosi tai haarasi huomioon tämän tosiasian ja tarjoa mekanismi vuorovaikutukseen näiden jaostojen kanssa. Niissä olevan toimistotyön järjestelmän tulisi olla identtinen pääkonttorin kanssa, jotta vältetään ongelmat rekisteröinnin ja paperityön aikana.
Vaihe 2
Ajattele, mitä nykyisistä toimistotavoista käytät: keskitettyä, sekoitettua tai hajautettua. Heidän valintansa määräytyvät yrityksen rakenteen (onko sillä maantieteellisesti syrjäisiä osastoja) ja toimiston hallintapalvelun teknisten laitteiden mukaan. Jos tätä palvelua on vähän ja sitä ei tarjota teknisesti, osa sen toiminnoista siirretään osastoihin. Tässä tapauksessa tapahtuu sekoitettua toimistotyötä. Siinä tapauksessa, että tämä palvelu on varustettu kaikilla tarvittavilla henkilöstö-, laitteisto- ja ohjelmistoilla, tämä rekisterinpito keskitetään.
Vaihe 3
Valitse kustakin rakenneyksiköstä erityinen henkilöstöyksikkö, joka suorittaa toimistotyötä. Jos tämä ei ole mahdollista, nimitä toinen työntekijä, joka yhdistää päätehtäviensä suorittamisen virkailijan tehtävään.
Vaihe 4
Määritä tapausten määrä ja nimikkeistö, joka sisältää kaikki saapuvat, lähtevät ja sisäiset asiakirjat. Jos nämä ovat ylemmän (vanhemman) organisaation asiakirjoja, ne toimitetaan johtajalle harkittavaksi; alaisten organisaatioiden asiakirjat olisi toimitettava harkittaviksi heidän kanssaan työskentelystä vastaavalle apulaispäällikölle. Näin ollen kansalaisten vetoomukset kohdistuvat varajäsenelle, jolle on annettu vastuu työskennellä väestön kanssa.
Vaihe 5
Kun olet tunnistanut kirjeenvaihtajapiirin, luo luokittelija, jonka avulla voit heti määrittää, mihin kirjeenvaihtajaryhmään tämä asiakirja kuuluu. Esimerkiksi valtion virastoille määritetään koodi 01, ylimmän organisaation kirjeille - koodi 02, toimittajille - koodi 03, asiakkaille - koodi 04 jne. Tämä auttaa virtaviivaistamaan asiakirjojen kulkua organisaatiossa.
Vaihe 6
Määritä, missä muodossa asiakirjojen vaihto suoritetaan - aikakauslehdessä tai kortissa. Molemmat lomakkeet toteutetaan sähköisen asiakirjanhallinnan erityisohjelmissa. Jos et voi vielä ostaa tällaista ohjelmaa, käytä sähköisiä asiakirjojen rekisteröintipäiväkirjoja, jotka voidaan laatia Excelissä.
