Yrityskirje on liiketoiminnan kirjeenvaihdon pääelementti. Yrityksen positiivinen kuva riippuu laaditun asiakirjan lukutaidosta. Yrityskirjeet kirjoittavat yrityksen sihteerit ja avustajat.
Yrityskirjeen kirjoittaminen
Yrityskirjeen kirjoittamisella on välttämättä tavoite: tarjota yhteistyötä, lisätä myyntiä organisaatiolle, nopeuttaa tavaroiden maksamista, esittää vaatimuksia, kiittää jostakin, tehdä kauppa, onnitella. Kirjeellä tulisi olla tietty tarkoitus ja se tulisi ilmaista siinä mahdollisimman paljon. Muista selvittää yrityksen tiedot, jolle aiot lähettää kirjeen. Sinun on tiedettävä mahdollisimman paljon mahdollisesta kumppanista.
Yritykset lähettävät usein paljon tavaroita tai palveluja sisältäviä kirjeitä, mutta samalla on vain vähän tietoja vastaanottajista. Tämä on kaikkien aloittelevien liikemiesten suurin virhe. Loppujen lopuksi kirjeen vastaanottajalle on aina miellyttävämpää tietää, että heihin osoitetaan henkilökohtaisesti. Esimerkiksi onnistunut myyntikirje on yrityksen nimeen osoittaminen. Ja vaikka et tiedä vastaanottajan nimeä, et voi missään tapauksessa kirjoittaa henkilön asemaa lyhennetyssä muodossa viitatessasi häneen.
Yrityskirjeiden suunnittelu
Ihannetapauksessa jokaisella yrityksellä on oma tuotenimi. Siellä laaditaan yrityskirje. Kirjelomakkeessa on aina organisaation nimi, todellinen ja laillinen sijainti, yhteystiedot, verkkosivusto, sähköpostiosoite, logo ja muut tiedot organisaatiosta. Yrityskirjeiden marginaalit: alhaalla, ylhäällä, oikealla ja vasemmalla on vakiokoko. Vasen marginaali on 3 cm, kun kaikki asiakirjat lähetetään arkistoon. Oikea marginaali - 1,5 cm. Ylä- ja alaosa: 1 cm.
Jokainen yrityskirje alkaa keskellä lyhyellä ja tarttuvalla otsikolla. Otsikko paljastaa varmasti tekstin sisällön. Yrityskirjeen otsikko sisältää: vastaanottajan yrityksen nimen täydellä nimellä sekä vastaanottajan aseman (oikeassa yläkulmassa). Otsikon alla vasemmassa yläkulmassa on paikka, josta ilmoitetaan rekisteröintikirjaimen numero (lähtevä) ja päivämäärä. Jos yrityskirje kirjoitetaan vastauskirjeeksi, sinun tulee ilmoittaa, mihin asiakirjaan tämä kirje vastaa. Yrityskirjeen otsikko ilmoitetaan asiakirjan päivämäärän ja numeron jälkeen. Lähettäjän allekirjoitus on merkitty kirjeen loppuun. Lisäksi on kirjoitettava koko nimi ja asema.
Jos kirje sisältää taloudellisia tietoja yrityksestä, myös pääkirjanpitäjän allekirjoituksen on oltava alareunassa. Allekirjoitusten järjestys on seuraava: ensinnäkin pääjohtajan ja sen alla pääkirjanpitäjän allekirjoitus. Lisäksi kirjeen lopussa organisaation virallinen sinetti kiinnitetään allekirjoitukseen. Times New Romanin 12. koko ja yksi väli on muodollinen yrityskirjeen standardi. Yrityskirje, joka on vakava ehdotus, on tapana lähettää postitse, ei faksilla tai sähköpostilla. Kuriiri toimittaa kirjeen henkilökohtaisesti esimiehelle tai sihteerille. Tällainen kirje on toimitettava suuryrityksen kirjekuoressa, joka on painettu typografisella menetelmällä. Kaikki tämä toimii luomaan suotuisa kuva yrityksestä.
