Asiakirjavirta kirjanpidossa on ensisijaisten kirjanpitoasiakirjojen valmistelu tai vastaanottaminen, niiden järjestetty jakaminen jakoina, kirjanpitoon hyväksyminen, pakollinen käsittely ja myöhempi siirto arkistoon. Organisaatioissa asiakirjojen liikkuminen määräytyy asiakirjojen kulkuaikataulun mukaan.
Kaikissa kirjanpidon ensisijaisissa asiakirjoissa on useita työnkulun vaiheita. Ensimmäinen ja tärkein on kirjanpitoasiakirjan laatiminen välittömästi liiketapahtuman yhteydessä tai välittömästi sen valmistumisen jälkeen. Taloudellisen toiminnan kirjanpito tehdään vakiintuneiden vaatimusten mukaisesti. Kaikki virkamiehet, jotka ovat luoneet ja allekirjoittaneet ensisijaiset asiakirjat, ovat vastuussa näiden asiakirjojen sisältämien tietojen oikeellisuudesta.
Toinen vaihe on valmiiden ensisijaisten kirjanpitoasiakirjojen siirtäminen kirjanpitoon. Kirjanpitäjän on tarkistettava niiden sisältö, täydellisyys ja laatimisen oikeellisuus ja suoritettava sitten aritmeettinen tarkistus. Lisäksi käsitellään ensisijaiset kirjanpitoasiakirjat. Samalla luonnolliset indikaattorit muunnetaan rahamittareiksi. Tätä prosessia kutsutaan verotukseksi tai hinnoitteluksi.
Sitten asiakirjat valitaan niiden taloudellisen sisällön (esimerkiksi palkanlaskenta, lopputuotteiden tulot ja menot jne.) Ja passitilien mukaan. Tässä vaiheessa ne osoittavat tämän liiketoimen kirjanpitotilien vastaavuuden. Lisäksi ensisijainen kirjanpitoasiakirja ja sen sisältämät tiedot liiketoimesta kirjataan kirjanpitorekisteriin. Sitten asiakirjat on lähetettävä arkistoon säilytystä varten.
Pääkirjanpitäjän vastuulla on laatia aikataulut ja työnkulkujärjestelmät organisaation taloudellisen toiminnan erityispiirteiden perusteella. Organisaation johtajan on hyväksyttävä aikataulu. Tällaiselle asiakirjalle ei ole yhtenäistä lomaketta. On kuitenkin tärkeimpiä seikkoja, jotka on otettava huomioon sitä laadittaessa: työnkulun aikataulun tulisi heijastaa optimaalinen osastojen määrä kunkin ensisijaisen asiakirjan välittämiseksi ja määritellä sen vähimmäismäärä kussakin osastossa.
Tämä paikallinen säädös on laadittu kaaviona tai luettelona ensisijaisista kirjanpitoasiakirjoista, jotka osastojen on toimitettava. On välttämätöntä ilmoittaa esiintyjät; heijastavat, mitä asiakirjoja jaostojen tulisi vaihtaa ja mihin aikaan. Tehokkaasti järjestetty työnkulku varmistaa tilinpäätöksen oikea-aikaisen toteutuksen.
Organisaation työntekijöiden on noudatettava asetettuja asiakirjojen siirron määräaikoja. Pääkirjanpitäjä seuraa aikataulun noudattamista.
