Organisaatiossa tapahtuu joka päivä tiettyjä liiketoimintoja ja prosesseja: resurssien hankinta ja kulutus, tuotteiden toimitus, selvitykset ostajien, rahoitusjärjestöjen, toimittajien kanssa jne. Kaikkien näiden toimintojen on heijastettava ensisijaisiin asiakirjoihin epäonnistumatta.
Ohjeet
Vaihe 1
Ensisijainen on asiakirja, joka rekisteröi liiketoimen tosiasiat. Useimmille kirjanpitoasiakirjoille on olemassa vakiolomakkeet. Joissakin tapauksissa organisaatio voi kehittää oman lomakkeensa liiketoimien rekisteröimiseksi. Kirjanpitoon voidaan hyväksyä vain ne asiakirjat, jotka sisältävät kaikki tarvittavat tiedot. Näitä yksityiskohtia ovat:
- ensisijaisen asiakirjan nimi
- tämän asiakirjan laatineen organisaation nimi
- operaatioon osallistuvien osapuolten nimi ja tiedot;
- asiakirjan laatimispäivä
- liiketoimen nimi ja sisältö
- luettelo liiketoimista vastaavista virkamiehistä
- vastuuhenkilöiden allekirjoitukset.
Ensisijaiset asiakirjat on laadittava tapahtuman yhteydessä tai välittömästi sen suorittamisen jälkeen.
Vaihe 2
Kaikki kirjanpitäjän käsittelemät asiakirjat voidaan jakaa kahteen ryhmään: ulkoiset ja sisäiset. Ulkoiset asiakirjat tulevat yritykselle organisaation eri urakoitsijoilta. Vastapuolet voivat olla rahoituslaitoksia, ostajia ja toimittajia, valtion virastoja ja pankkeja, veroviranomaisia. Saatuaan minkä tahansa asiakirjan on ensin selvitettävä, onko tämä asiakirja kirjanpito, sisältääkö se tietoja liiketapahtumasta. Seuraavaksi sinun tulee tarkistaa yksityiskohdat, allekirjoitusten ja sinettien läsnäolo. On myös tarpeen tarkistaa huolellisesti liiketoimen sisältö ja määrittää ajanjakso, johon vastaanotettu kirjanpitoasiakirja kuuluu.
Vaihe 3
Sisäiset ensisijaiset kirjanpitoasiakirjat laaditaan itse organisaatiossa. Tällaiset asiakirjat voivat olla hallinnollisia ja toimeenpanevia. Hallinnolliset asiakirjat sisältävät tilauksia, ohjeita ja ohjeita tiettyjen liiketoimien suorittamisen tarpeesta. Toimeenpaneva tai vapauttava yritys rekisteröi tapahtuman tosiasiat. Usein yksi ensisijainen asiakirja voi olla sekä hallinnollinen että toimeenpaneva. Kirjanpitojärjestelmää varten laaditaan kirjanpitoasiakirjat hallinnollisten ja toimeenpanevien asiakirjojen perusteella.
Vaihe 4
Ensisijainen on asiakirja, joka rekisteröi liiketoimen tosiasiat. Suurimmalle osalle kirjanpitoasiakirjoista työtä ensisijaisten asiakirjojen kanssa säätelee liittovaltion kirjanpito-laki. Tämän lain mukaan käteis- ja pankkiasiakirjoja on mahdotonta korjata, kaikkia muita asiakirjoja voidaan muuttaa.
Vaihe 5
Työnkulun aikataulu muodostetaan organisaation ensisijaisten asiakirjojen käsittelemiseksi. Tällainen aikataulu on välttämätön asiakirjojen liikkumisen ajankohdan määrittämiseksi organisaatiossa ja liiketoimen toteuttajien määrittämiseksi.
