Pyrkivät liikemiehet lähettävät päivittäin satoja kirjeitä, sekä säännöllisiä että sähköisiä. Useimmiten ne lähetetään suurina määrinä, ilman edes aavistustakaan vastaanottajista. Tämän seurauksena nämä kirjeet jäävät vastaamatta. Syynä tähän on väärä yritysviestin koostumus.
Ohjeet
Vaihe 1
Ennen kuin aloitat kirjeen kirjoittamisen, tutki sen yrityksen tiedot, jolle aiot kirjoittaa. Ota selvää kaikesta mahdollisesta kumppanista. Vasta sitten voit aloittaa kirjeen kirjoittamisen. Osoita henkilölle nimi ja isänimi. Tämä korostaa kunnioitustasi häntä kohtaan ja antaa hänelle positiivisia tunteita. Siten saavutat hänen sijaintinsa.
Vaihe 2
Kirjeessä on välttämättä oltava otsikko, joka paljastaa tekstin sisällön. Tämä on välttämätöntä, jotta vastaanottaja voi lajitella kirjeitä, koska suuri määrä viestejä saapuu mihin tahansa organisaatioon päivittäin. Siksi, jos tarjouksesi on ilman otsikkoa, siihen ei ehkä yksinkertaisesti kiinnitetä huomiota. Kirjoita myös pieni merkintä. Tämä yksinkertaistaa kirjeen hakua, mikäli ehdotuksesi kiinnostaa jonkin ajan kuluttua.
Vaihe 3
Älä unohda kohteliaisuuksia. Johdannossa voit kirjoittaa esimerkiksi kuinka sinulle olisi miellyttävää tarjota palveluja niin tunnetulle yritykselle. Lopuksi ilmaise toiveesi yhteistyöstä.
Vaihe 4
Vältä yleisten lauseiden, tarpeettomien adjektiivien ja loissanojen käyttöä kirjallisesti. Vältä liiallisen kohteliaisuuden, usein esiintyvien pronominien ja tyhjien adjektiivien käyttämistä. Kirje on kirjoitettava mahdollisimman tiukasti.
Vaihe 5
Älä käytä direktiivilauseita, kuten "Ota meihin yhteyttä puhelimitse, jos olet kiinnostunut tarjouksestamme". Tämä voi saada vastaanottajan uskomaan, että tarjous ei ehkä kiinnosta häntä. Lisäksi vastaanottaja voi tuntea, että kerrot hänelle kuinka se tehdään. Kirjoita tässä tapauksessa paremmin, että hän voi ottaa sinuun yhteyttä puhelimitse keskustellakseen yksityiskohdista. Merkitys on sama, mutta lause kuulostaa vähemmän kategoriselta.
Vaihe 6
Kun kuvaat yrityksesi saavutuksia, käytä todellisia tuloksia osoittavia verbejä. Näitä ovat täydelliset verbit: suurennettu, tehty, suoritettu, tehty, kehitetty jne. Näiden verbien käyttö antaa sinulle enemmän kunnioitusta ja vakautta.
Vaihe 7
Jos tarjouksesi sisältää suuren määrän keskinäisiä sopimuksia, lähetä se paremmin kuriirin kanssa. Kirje on oltava suurten yritysten kirjekuoressa ja sinetöity.
