Viime aikoina liiketoiminnassa on ollut taipumus siirtyä toiminnallisesta prosessinhallintaan, jonka yhteydessä liiketoimintaprosessien oikean kuvauksen ja virallistamisen rooli kasvaa merkittävästi. Vasta näiden toimenpiteiden jälkeen voimme puhua liiketoimintaprosessien optimoinnista keinona lisätä yrityksen tehokkuutta.
Se on välttämätöntä
CASE-työkalu, jonka avulla voit muodostaa liiketoimintaprosessin graafisesti
Ohjeet
Vaihe 1
Ensimmäinen on muotoilla kuvatun prosessin nimi ytimekkäästi ja tarkasti, ja sen pitäisi olla ymmärrettävää ja heijastaa liiketoimintaprosessin muodostavien toimintojen yleistä olemusta. Esimerkiksi sen sijaan, että "Tuotteen valmistamista koskevan hakemuksen lähettäminen tuotannolle ja sen toteutuksen valvominen", riittää, että nimetään prosessi "Tuotteen tuotannon valvonta". Toinen on jakaa koko kuvattu prosessi oikein pienemmät ("atomiset") tehtävät tai aliprosessitoiminnot ja päättävät niiden toteuttamisen järjestyksestä. Tällaisessa jaossa kuvattu prosessi on ylätason prosessi. Korkean tason prosessin tarkkuus voi vaihdella, mutta sen on oltava riittävä ymmärtämään yleisöä, joka käyttää kuvaustasi.
Vaihe 2
On useita tapoja kuvailla liiketoimintaprosesseja. Suosituin niistä on graafinen, käyttäen kaavioita, jotka on tehty eri merkinnöissä (notaatio on joukko symboleja merkitsemään jotain).
Yleisimmät notaatiotyypit liiketoimintaprosessien kuvaamiseksi ovat IDEF0, BPMN, EPC (ARIS) jne.
Tarkastellaan esimerkkinä kaaviota, joka on tehty BPMN (Business Process Modeling Notation) -merkinnässä PowerDesigner CASE -työkalun avulla (kuva 1). Kaavion pääelementit ovat:
1. "Process" (toiminto) - kulmista pyöristetty suorakaide;
2. "Siirtyminen" - nuoli, joka yhdistää prosessit;
3. "Ratkaisu" - timantti, joka sisältää kysymyksen, johon voidaan vastata vain "kyllä" tai "ei";
4. Ehdot - tekstilausekkeet, joissa suoritetaan siirtyminen toiminnosta toiseen. Olot on aina suljettu hakasulkeissa. Joskus on hyödyllistä jakaa kaavio "Kappaleiksi" - pystysuoriksi tai vaakasuoriksi osioiksi, jotka edustavat yrityksen osastoja tai henkilöitä, jotka vastaavat tietystä toiminnosta. Tässä tapauksessa tämän toiminnon kuvakkeen on oltava sen osassa. Lueteltujen elementtien lisäksi kaavio voi sisältää myös luettelon tiedoista, jotka syötetään tai tuotetaan prosessiin, sekä linkit sääntöihin tai määräyksiin, joiden mukaan tätä tai muuta toimintoa suoritetaan. Kuvassa 1 on esimerkki liiketoimintaprosessin "Tuotannon tuotannon hallinta" kuvauksesta. On helppo nähdä, että tämä kaavio on hyvin samanlainen kuin algoritmin vuokaavio ongelman ratkaisemiseksi.
Vaihe 3
Graafista kuvausta prosessista voidaan myös täydentää sen prosessointitoimintojen tekstikuvalla taulukon muodossa, joka sisältää seuraavat sarakkeet: prosessin nimi, osasto (prosessin omistaja), prosessin kuvaus, prosessin suoritustulos. Esimerkki tällaisesta kuvauksesta on esitetty kuvassa 2. Jos odotetaan kuvatun liiketoimintaprosessin optimointia edelleen, voidaan taulukkoon lisätä toinen sarake, joka kuvaa tällä hetkellä suoritettavien aliprosessitoimintojen vaikeuksia tai puutteita.
