Tapausten valmistelu ja toimittaminen arkistoon on olennainen osa työnkulkua. Niiden rekisteröinti alkaa organisaatiossa asiakirjojen jättämishetkestä ja päättyy siirtoon arkistoon kalenterivuoden tai varastointiajan lopussa. Joissakin tapauksissa tiedostoja säilytetään yli vuoden ajan. Näitä ovat esimerkiksi henkilöstöasiakirjoihin liittyvät asiakirjat.
Ohjeet
Vaihe 1
Jotta tapausten arkistointi ei vie paljon aikaa, sinun on noudatettava niiden rekisteröinnin sääntöjä nykyisen työnkulun aikana. Kun siirrät tapauksia arkistoon pysyvää tai väliaikaista säilytystä varten, sinun on ommeltava asiakirjat, numerolomakkeet, laadittava lopullinen kirjoitus, jos työohjeissa niin edellytetään, ja laadittava myös sisäinen luettelo.
Vaihe 2
Samalla organisaation tai yrityksen nimi, tapausten nimikkeistön mukainen indeksi, tapauksen alkamis- ja päättymispäivä sekä säilytysaika ilmoitetaan luovutettavan tiedoston otsikkosivulla arkistoon.
Vaihe 3
Arkistoitavat asiakirjat arkistoidaan erilliseen kovakantiseen kansioon. Jos asiakirja on erityisen arvokas, sitä ei pääsääntöisesti ommella, vaan se asetetaan tiedostoon tai kirjekuoreen ja kiinnitetään koteloon. Ommellun ja numeroidun tapauksen lopussa sijoitetaan todistusarkki ja alussa sisäinen inventaario. Tällöin kotelon paksuus ei saisi ylittää 40 mm, eikä arkkien lukumäärä ylittää 250.
Vaihe 4
Tapauksista, jotka on säilytetty arkistossa pysyvästi sekä väliaikaisesti, mutta vähintään 10 vuotta, laaditaan luettelo tapausten siirtämisestä arkistoon. Samanaikaisesti henkilöstörekisteriin liittyville asiakirjoille laaditaan erillinen luettelo. Siihen syötetään tapausten nimet, joista jokaiselle on annettu sarjanumero, ja ilmoitetaan myös nimikkeistön koodi. Mainosluettelot tehdään kahtena kappaleena, jos tiedostot säilyvät organisaation arkistossa. Jos tiedostot aiotaan siirtää valtion arkistoihin, niitä on oltava neljä kopiota.
Vaihe 5
Tapaukset, joita säilytetään alle 10 vuoden valmistumisen jälkeen, voidaan arkistoida organisaation johdon harkinnan mukaan. Tapausten jättämisen tarve riippuu arkiston työmäärästä, vanhojen asiakirjojen käytön tiheydestä jne.
