Puhelinkeskuksen järjestämiseksi on tarpeen ratkaista kaksi päätehtävää: toimittaa tekniset ja ohjelmistolaitteet sekä kouluttaa työntekijöitä puhelujen hoitamiseen. Automaatiotaso ja henkilöstön koulutustaso määräävät puhelinkeskuksen työn laadun.
Se on välttämätöntä
Yhteys puhelinlinjoihin, kätevät puhelinnumerot asiakkaan muistaa, puhelin- ja ohjelmistolaitteet
Ohjeet
Vaihe 1
Päätä työn suunta. Se voi olla oman yrityksen asiakaspalvelukeskus tai niin kutsuttu ulkoistettu puhelukeskus, joka tarjoaa tällaisia palveluja muille organisaatioille. Työ voidaan suorittaa sekä saapuvien että lähtevien puheluiden yhteydessä potentiaalisille asiakkaille.
Vaihe 2
Varusta lähetyspalvelun työtila. Sen on täytettävä terveysvaatimukset. Erityisesti tilojen pinta-ala määritetään 20 kuutiometrillä. per henkilö. Useimmiten käytetään avointa tilaa, jossa työpaikat erotetaan toisistaan osioilla. Sijoita kirjanpito- ja hallintohenkilöstö muihin huoneisiin.
Vaihe 3
Erityistä huomiota tulisi kiinnittää puhelinkeskuksen teknisiin laitteisiin. Ensinnäkin tarvitset puhelinlinjat, jotka on yhdistetty numeroihin, jotka alkavat numeroista 8-800, tai tavallisiin kaupunkinumeroihin. Sinun on myös toimitettava erityiset puhelinlaitteet. Lisäksi tarvitset nopean Internet-yhteyden. Puhelinkeskuksen ohjelmiston tulisi ratkaista sellaiset ongelmat kuin saapuvien ja lähtevien puheluiden rekisteröinti, interaktiivisen äänivalikon tarjoaminen, puheluiden jakelun järjestäminen ja asiaankuuluvien tietojen näyttäminen operaattorin työasemassa, keskustelujen tallentaminen, kunkin asiakkaan puheluhistorian tallentaminen ja muut.
Vaihe 4
Rekrytoi henkilöstöä. Tarvitset operaattoreita, esimiehiä, johtajia, teknikkoja. Usein puhelinkeskuksen työntekijät yhdistetään rakenteeksi, joka koostuu useista tasoista. Tässä tapauksessa operaattorit vastaavat tavallisiin asiakaskysymyksiin, ja monimutkaisemmat kysymykset välitetään pätevälle työntekijälle. Keskukselle on kehitettävä optimaalinen toimintatila. Operaattorit työskentelevät yleensä vuorotellen.
