Kaupalliset tai teolliset yritykset säilyttävät varastotavaroita erityisesti varustetuissa varastoissa. Jos yritys on suuri, tallennusyksiköiden määrä voi olla satoja tuhansia tai jopa miljoonia. Siksi on erittäin tärkeää järjestää varaston varastointien ja siirtojen kirjanpito asianmukaisesti.
Varastolaitteet
Ennen sijoittamista ja varastointia vaativien aineellisten hyödykkeiden saapumista on löydettävä erityinen huone varastolle ja varustettava kaikki tarvittavat välineet varastoon varastoitavien tavaroiden mukaan. Erityisvarusteet takaavat heidän turvallisuutensa.
Sitten sinun tulisi palkata erikoisvarastonpitäjiä, jotka vastaavat varastojen vastaanottamisesta ja varastoinnista. Jokaisen kanssa on tehtävä lisäsopimus aineellisesta vastuusta, jonka jälkeen neuvoo ja perehdytetään kirjanpitoprosessiin sekä niihin asiakirjoihin ja lomakkeisiin, joiden mukaan aineelliset arvot kirjataan. Jos varastovarastojen määrä on suuri, et voi tehdä ilman tietokoneita ja erikoistuneita ohjelmistoja. Materiaalivarojen automaattinen kirjanpito on kuitenkin joka tapauksessa parempi ottaa käyttöön kauppayrityksen varastossa.
Varaston kirjanpidon järjestäminen
Aineelliset henkilöt pitävät kirjaa tuotteista ja tavaroista varastossa varastointisääntöjen mukaisesti tyypin ja luokan mukaan. Kirjanpito voidaan tavaroiden tyypistä riippuen suorittaa sekä määrällisesti että rahallisesti. Tällöin jokaiselle tavaraluettelomäärälle täytetään "Varaston kirjanpitokortti", jonka myöntäminen aineellisesti vastuullisille henkilöille tapahtuu allekirjoitusta vastaan erillisessä aikakauslehdessä tai korttien myöntämisrekisterissä.
Viime vuodesta lähtien varastoiduille ja kuluvan vuoden varastoihin vastaanotetuille tavaroille annetaan erilliset kortit. Jokainen kortti osoittaa tämän tuotteen varastointipaikan ja varaston ja telineen numeron. Kirjanpitoa ei voi suorittaa kortilla, vaan erityisessä "Varastokirjanpidon kirjoissa".
Vastuussa varastoinnista - varastonhoitajan on tehtävä päivittäin muutoksia kirjanpitokortteihin kertaluonteisten asiakirjojen perusteella, ja loput on näytettävä jokaisen tällaisen merkinnän jälkeen. Hänen vastuulla on laatia selvitykset aineellisten hyödykkeiden menoista, ja niiden tiedot on syötettävä suljettuihin kortteihin viimeistään raportointikuukautta seuraavan kuukauden ensimmäisenä päivänä.
Varastopäällikkö seuraa jatkuvasti tilannetta ja ilmoittaa johdolle vaaditun tavaravaraston vähenemisestä tai päinvastoin niiden ylimääräisestä määrästä. Joka kuukausi hän toimittaa yrityksen kirjanpito-osastolle "Raportin aineellisten hyödykkeiden liikkumisesta" ja liitteenä ensisijaiset asiakirjat, jotka vahvistavat tavaroiden vastaanottamisen ja kulutuksen.
