Ensisijainen dokumentaatio sisältää asiakirjat, jotka sisältävät alkutietoja minkä tahansa liiketapahtuman toteuttamisen seurauksena. Näitä ovat asiakirjat, maksumääräykset, tiliotteet, laskut, kirjanpitotodistukset jne. Kirjanpito on pääsääntöisesti mahdotonta ilman tällaista dokumentaatiota.
Ensisijainen asiakirja laaditaan samalla numerolla kuin liiketapahtuma. Esimerkiksi toimitus- ja käteispalvelujen palkkiot veloitetaan vaihtotililtä. Ote ja muistomääräys on annettava samana päivänä.
Pääasialliset asiakirjat laaditaan yhtenäisillä lomakkeilla, jotka Venäjän lainsäädäntö on kehittänyt. Kaikkia lomakkeita ei kuitenkaan toimiteta; joten esimerkiksi tilinpäätös laaditaan missä tahansa muodossa. Rekisteröitymisen yhteydessä on kuitenkin ilmoitettava pakolliset tiedot: organisaation nimi ja tiedot, asiakirjan nimi, toiminnan sisältö, tehtävien nimet, työntekijöiden nimet, luettelo ja leima organisaatio.
Miksi tarvitset ensisijaista dokumentaatiota? Pääasiassa kaikkien käynnissä olevien liiketoimien kirjaamiseksi. Dokumentaatio voi olla sisäistä ja ulkoista. Sisäinen on välttämätöntä kaikkien liikkeiden kirjanpitoa ja valvontaa varten, esimerkiksi käyttöomaisuus siirretään toimintaan - laaditaan asiakirja, joka on ensisijainen asiakirja. Ulkoinen dokumentaatio on välttämätöntä työskennellessä toimittajien, asiakkaiden kanssa, esimerkiksi laskut asiakkaalle maksamista varten.
Lisäksi on olemassa kirjanpitoa ja palkkoja koskevat ensisijaiset asiakirjat, joihin kuuluvat: pääsy- ja irtisanomismääräykset, henkilöstö, loma-aikataulu ja muut. Jakaa asiakirjat ja käyttöomaisuuden kirjanpito; esimerkiksi käyttöjärjestelmän hyväksymistodistus, varastokortti ja muut. Käteisoperaatioiden kirjanpitoa varten laaditut asiakirjat sisältävät asiakirjoja, kuten ennakkomaksuraportin, saapuvan ja lähtevän käteismääräyksen.
Joissakin ensisijaisissa asiakirjoissa korjaukset eivät ole sallittuja, esimerkiksi käyttötilin tiliotteessa tai maksumääräyksessä. Mutta esimerkiksi laskut voivat sisältää korjauksia, mutta niiden vieressä on oltava oikaisun tekijän allekirjoitus, päivämäärä ja organisaation leima.
