Yritysdokumentaatio on pidettävä kunnossa. Jotta tarvittava tavaroiden hankintasopimus olisi helppo löytää muiden yritystodistusten joukosta, on syytä luoda erillinen hylly tai kansio niitä varten. Mutta ei vain. Myös itse sopimuksia on virtaviivaistettava.
Ohjeet
Vaihe 1
Kerää kaikki sopimattavat sopimukset ja arvioi ne. Kiinnitä huomiota siihen, kuinka usein ne tehdään ja minkä kumppaneiden kanssa. Tämä auttaa sinua valitsemaan, miten asiakirjat luokitellaan.
Vaihe 2
Jos kumppaneita on paljon, sopiva tapa sopia sopimuksista on niiden tekemisen päivämäärään mennessä. Jos sopimuksia tehdään pitkään samojen yritysten kanssa, vastapuolet voivat ryhmitellä ne erilliseen luokkaan (kansioon). Joissakin tapauksissa riittää vain järjestää sopimukset aakkosjärjestyksessä kumppaniyritysten nimillä.
Vaihe 3
Minkä menetkin valitset, muista, että isoja kansioita on erittäin hankala käyttää. Tarkista sopimukset ja poista vanhentuneet sopimukset yleisestä pinosta. Luo heille erillinen kansio. Tällaisia sopimuksia lähestytään useimmiten vain ajoittain; niitä ei vaadita jokapäiväisessä työssä.
Vaihe 4
Kun teet sopimuksia aikajärjestyksessä, noudata kirjanpidon ja säilyttämisen yleisiä periaatteita. Usein käytetyissä kansioissa äskettäin tehdyt sopimukset ovat yläosassa. Alla on asiakirjoja, joiden luomispäivä on aikaisempi. Arkistoon jättämisen yhteydessä päinvastoin ensimmäisen tulisi olla ylhäällä ja viimeisimmän tehdyn sopimuksen alapuolella.
Vaihe 5
Käytä merkkejä, tunnisteita, kirjanmerkkejä ja muita paperitavaroita erottaaksesi luokan visuaalisesti toisesta. Varmista, että tällaiset erottimet näkyvät selvästi kansiossa. Tämä helpottaa huomattavasti vaadittujen asiakirjojen hakua.
Vaihe 6
Kun kaikki tavaroiden toimittamista koskevat sopimukset on laadittu kansioon sopivalla tavalla, muista laatia asiakirjarekisteri. Laita se kannelle tai kansioon kaikkien sopimusten päälle. Jätä tyhjät rivit rekisteriin. Kun sijoitat uuteen sopimukseen, kirjoita sen tiedot rekisteriin.
