Jokaisen liikemiehen tulisi tietää liikekirjeenvaihdon säännöt. Kannattaa järjestää pieni koulutusohjelma tästä aiheesta.
Ensimmäinen sääntö: "Yksityiskohtainen otsikko"
On erittäin tärkeää kirjoittaa ainakin muutama sana aiheriville, jotta vastaanottaja päättää avata kirjeen. Muussa tapauksessa tällaista sähköpostia pidetään roskapostina.
Toinen sääntö: "Rakenne"
Jokaisen yrityskirjeen sisältö on jaettava seuraaviin kohtiin:
• Kuinka sait tietää vastaanottajalta
• Mitä voit tarjota hänelle
• Kuinka hän hyötyy yhteistyöstä kanssasi
Kolmas sääntö: "Palaute"
Ilmoita kirjeen lopussa yhteystietosi ja sijaintisi. Vastaanottaja tietää heti kuka olet, kuinka ottaa sinuun yhteyttä, jos kaupallinen tarjous osoittautui houkuttelevaksi hänelle.
Neljäs sääntö: "Vain venäjän kieli"
Yrityskirjeessä ei saa olla slangisanoja, hymiöitä, säädytöntä sanaa, hyväksyttäviä lyhenteitä ja olemattomia kielirakenteita. Vain mahtava venäjän kieli.
Viides sääntö: "Arvosta vastaanottajan aika"
Lähetä yrityskirjeitä vain tarpeen mukaan. Vastaanottaja ei tuhlaa aikaa seuraavan kaupallisen tarjouksen lukemiseen. Arvaa aika.
Kuudes sääntö: "Kirjoituksen yhtenäisyys"
Liitettyjen tiedostojen, jos sellaisia oletetaan, tulisi olla kirjeessä, eikä niitä pitäisi lähettää seuraavalla kirjeellä. Valitettavasti tämä sääntö jätetään usein huomiotta.
