Tarjous on suljettu kilpailu, eräänlainen tarjous oikeudesta saada sopimus tiettyjen töiden tai palvelujen suorittamisesta. Toisin sanoen tarjous on tapa esitellä palvelusi oikein ja kannattavasti erittäin kilpaillussa ympäristössä. Tällaisten tarjousten tulosten perusteella sopimus tehdään tarjouksen voittajan kanssa sen kanssa, joka järjestäjien mielestä toimitti parhaan (edullisimman) tarjouksen, joka täyttää kaikki tarjousasiakirjoissa esitetyt vaatimukset.
Ohjeet
Vaihe 1
Valmistele tarjousasiakirjat, joissa tulisi kuvata yksityiskohtaisesti luettelo asiakkaan (järjestäjän) pakollisista vaatimuksista suoritetuille palveluille tai tavaroille. Lisäksi tällaisten asiakirjojen olisi tarjottava tarjoajille tilaa esittää kilpailuehdotuksensa. Kuvaile sopimuksen ehtoja, yleistä tietoa tarjouksen kohteesta tai aiheesta, liitä mahdolliset toimittajille ohjeet, määritä tarjouskilpailun tarjousten valmistelu- ja jättämismenettely.
Vaihe 2
Muista, että kaikki tarjousehdotukset toimitetaan suljetussa muodossa, eikä kukaan osallistujista voi vaikuttaa ehdotusten sisällön muutokseen. Kaikki tiedot ovat saatavissa vain tarjouskilpailun komissiolta.
Vaihe 3
Valmista sopimus teknisen ja kaupallisen osan kanssa, koska tarjouksen ehdoissa määrätään sopimuksen olemassaolosta.
Vaihe 4
Kuvaile teknisessä osassa kaikki tarvittavat vaatimukset tietyn ostotilauksen sisällölle. Ilmoita kuvauksessa tarjouksen järjestäjän nimi, virallinen osoite (postiosoite), puhelin, sähköpostiosoite, tuotenimi, tekniset ehdot ja standardit, aikataulu ja toimituksen laajuus.
Vaihe 5
Ilmoittakaa sopimuksen kaupallisessa osassa kustannukset, aikataulut, maksuehdot, menetelmät hinnan määrittämiseksi, tärkeimmät hankkeen rahoittavat lähteet. Vaihtoehtoisesti voit määrittää pankkitakauksia ja tietyntyyppisiä vakuutuksia, joiden tarkoituksena on varmistaa, että asiakas täyttää tilauksen ja tarjouksen ehdot.
Vaihe 6
Nimittää tarjouskilpailu. Ilmoita tarjous. Samanaikaisesti alkaa vastaanottaa osallistujien hakemuksia, jotka kilpailulautakunta arvioi. Voittaja on osallistuja, joka tekee korkealaatuisen tarjouksen halvimmalla hinnalla ja ilmoittaa samalla vähimmäisajan.
