Osallistuminen näyttelyihin ja messuille on tärkeä mekanismi minkä tahansa organisaation tuotteen tai palvelun mainostamiseksi markkinoilla. Siksi osallistumiseen valmistautuminen tulisi suorittaa erityisen tärkeässä muodossa. Tässä toiminnassa ei ole mitään pieniä asioita, koska kaikilla yksityiskohdilla, jotka altistuvat yleisön suurille piireille, voi olla sekä positiivisia että negatiivisia tuloksia.
Pääsääntöisesti yrityksen esittelyn järjestäminen näyttelyissä putoaa suhdetoimintaosastojen, lehdistökeskusten sekä muiden näyttely- ja messutoimintaan osallistuvien rakenteellisten osastojen harteille. Jos tällaisia työvoimavaroja ei ole, organisaatioon osallistuu koko yritys johdosta toimistohenkilöstöön.
Yrityksen esittely riippuu suurelta osin näyttelyn luonteesta. Teollisuustapahtumat tuovat pääsääntöisesti yhteen tietyn liiketoiminta-alueen lukuja: kauppa, rakentaminen, tieteellinen toiminta jne. Yrityksen tulisi siis olla valmis näkemään kumppaneidensa ja kilpailijoidensa saavutukset naapurialueilla. Näyttelyn tiheys vaikuttaa myös osaston suunnitteluun. Vuotuisiin tapahtumiin ei voida hyväksyä vanhentuneiden esitysmateriaalien käyttöä, jotka on kehitetty epäolennaisen tiedon perusteella.
Näyttelyn valmisteluprosessi alkaa useita kuukausia ennen sen alkua. Ensimmäinen askel esitysmateriaalin luomiseen on konseptin laatiminen. Tämä kaavamainen osallistumissuunnitelma sisältää luettelon esitysmateriaaleista: osastot, bannerit, video- ja äänituotteet, esitteet ja muut monisteet. Suhdetoimintaosastojen kokoama näyttelyosallistumisen arkisto antaa mahdollisuuden valmistaa optimaalinen määrä materiaalia. Samalla hyväksytään esitysmateriaalien valmistuksen kustannusarvio.
Tässä vaiheessa on tärkeää tunnistaa yrityksen vahvuudet, ts. tuotteen tai palvelun. Kilpailuetuista tulisi ilmoittaa selkeästi potentiaalisille kuluttajille esitysmateriaalien - esitteiden, julisteiden, videoleikkeiden - avulla. Meidän ei pidä unohtaa erityisiä osastojen asennuksia, jotka voidaan tehdä asiakkaan pyynnöstä - uusien laitteiden malli tai visuaalinen panoraama valmistettavista materiaaleista. Jos yritys tuottaa rikkoutumattomia astioita, olisi erikoistuneessa näyttelyssä osoitettava tuotteen laatu antamalla kenellekään mahdollisuus yrittää vahingoittaa tuotetta.
Lisäksi olisi eettisesti oikein säätää mahdollisuus pitkään keskusteluun näyttelyn kiinnostavan kävijän ja yrityksen edustajan välillä. Telineeseen tulisi asentaa muistilappu ja kynät, jotta kuka tahansa voi tehdä muistiinpanoja tarvittavien tietojen saamisen aikana. On toivottavaa, että nämä lisävarusteet on merkitty yrityksen logolla.
Toinen vaihe on laatia luonnosvaihtoehdot bannereille ja telineille. Yleensä tämä tehdään yrityksen värimallilla, kirjasimella ja logolla. Kaikkien osastojen koot tehdään tai ostetaan esityssolun koko huomioon ottaen.
Seuraava vaihe on osastolla työskentelevän henkilöstön valinta. Usein esityksen pitävät yrityksen työntekijät. Tärkeä plussa tässä lähestymistavassa on, että asiantuntijat voivat pätevästi kertoa organisaation toiminnasta ja tarvittaessa vastata näyttelyn vierailijoiden kysymyksiin. Ylimääräisiä työntekijöitä osallistumaan esitykseen voidaan palkata ekstrana lentolehtisten jakamiseen, kyselylomakkeiden täyttämiseen jne.
Osallistumisen tehokkuus määräytyy yksinkertaisesti laskemalla vakiintuneiden kumppanuuksien määrä. Mitä suurempi näyttelyn kävijöiden kiinnostus esityksen asetteluun on, sitä suurempi vaikutus on yrityksen osallistumiseen tapahtumaan. Siksi on parempi, että näyttelyyn osallistumista koskeva hakemus jätettiin ensimmäisten joukossa, jotta osallistujalla olisi ensimmäinen mahdollisuus valita osaston sijainti. Lisäksi sinun ei pidä kieltäytyä näyttelyn järjestäjien tarjouksista toimia tapahtuman erityiskumppanina. Tämä etu lisää organisaation nimenkierron määrää näyttelyn aikana, ja sillä on myös positiivinen vaikutus yrityksen imagoon.
