Osinkojen ilmoittamis- ja maksamismenettelyjä säännellään osakeyhtiöitä koskevalla lainsäädännöllä. Sidosryhmien on otettava huomioon näiden menettelyjen ja voimassa olevien oikeudellisten rajoitusten täytäntöönpano.
Kaikissa organisaatioissa sovellettavaa osinkojen ilmoittamis- ja maksumenettelyä säännellään osakeyhtiöistä annetun liittovaltion lain 5 luvussa. Osinkoa maksetaan kutakin sijoitettua osaketta kohden, kun taas niiden ilmoittamisesta tehdyt päätökset voidaan maksaa yhtiön ensimmäisen vuosineljänneksen, kuuden kuukauden, yhdeksän kuukauden ja koko vuoden toiminnan tulosten perusteella. Jos näiden jaksojen tulosten perusteella päätettiin julistaa osingot, ne on maksettava. Maksut suoritetaan yleensä käteisellä. Osinkoja tulisi maksaa yksinomaan yhtiön nettotuloksesta, eli niistä varoista, jotka saatiin yrittäjyyden tuloksena ja jotka jäivät verojen jälkeen.
Kuinka päätös osinkojen julistamisesta ja maksamisesta tehdään?
Osinkojen ilmoittamis- ja maksamismenettely aloitetaan yhtiön yhtiökokouksessa. Tämä elin tekee päätöksen, jossa ilmoitetaan ilmoitettujen ja osaketta kohden maksettavien osinkojen määrä. Lisäksi samassa asiakirjassa määritetään tällaisten tulojen muoto, maksumenettely ja päivä, jolloin määritetään ne osakkeenomistajat, joilla on oikeus niihin. Samaan aikaan yhtiökokous, joka ratkaisee joitakin asioita, liittyy toimeenpanevan elimen, joka on yhtiön hallitus, suosituksiin. Hallituksen ehdotuksessa määritetään erityisesti lopullinen päivämäärä, jolle osingonsaajien luettelo laaditaan; yhtiökokous ei voi maksujen enimmäismäärää määritellessään ylittää toimeenpanevan elimen suosittelemia maksuja.
Kuinka osingot maksetaan osakkeenomistajille?
Lainsäädännössä määritellään tarkasti ajanjakso, jonka aikana osakeyhtiön on maksettava osinkoa hyväksytyn päätöksen mukaisesti. Eri osakkeenomistajien maksuaika vaihtelee kymmenestä kahteenkymmeneen viiteen päivään päätöksen tekopäivästä henkilöiden luetteloon, joilla on oikeus saada maksuja. Varojen varsinainen jakaminen toteutetaan yleensä pankkisiirrolla, vaikka käteismaksut postimaksut ovat sallittuja. Yhtiö harjoittaa osinkojen siirtotoimia itsenäisesti ja voi myös antaa tällaisten menettelyjen toteuttamisen rekisterinpitäjälle, joka ylläpitää osakasluetteloa ja jolla on kaikki tarvittavat tiedot.