Yrityksen tekemien sopimusten varastointiehtoja ei säännellä alan standardeilla ja normeilla, joten herää usein kysymys siitä, miten vältetään niiden menetys ja miten järjestetään oikea varastointi ja kirjanpito. Kohtuullisin ratkaisu tähän kysymykseen olisi tietyn yrityksen yritysasiakirjan antaminen, jossa määrätään menettely näiden asiakirjojen valmistelusta, tekemisestä ja säilyttämisestä.
Ohjeet
Vaihe 1
Jos yrityksesi työskentelee paljon kolmansien osapuolten organisaatioiden kanssa ja tehtyjen sopimusten määrä on merkittävä, on järkevää antaa niiden varastointi toimistolle tai toimisto-osastolle. Tämä on varsin kätevää, koska kaikki päällikön allekirjoittamat ja urakoitsijoiden lähettämät asiakirjat rekisteröidään toimistossa. Toteutetun sopimuksen rekisteröinnin jälkeen toimiston työntekijöiden on tehtävä tarvittava määrä kopioita ja jaettava ne vastuuhenkilöille sekä pidettävä asiakirjojen alkuperäiskappaleet erityisessä paikassa.
Vaihe 2
Jos yrityksesi on pieni ja sinulla ei ole toimistoosastoa eikä vastuuhenkilöä, tärkeitä mutta harvoin käytettyjä sopimuksia, esimerkiksi kiinteistöjen vuokrausta tai ostoa varten, on järkevää pitää oikeudellisessa osastossa yhdessä yhtiön perustamis- ja oikeudelliset asiakirjat. Kirjanpidon, joka tekee niistä laskelmat, on toimitettava jäljennökset näistä sopimuksista. Samassa paikassa, kirjanpito-osastolla, myymälä ja toimituksia, palveluja ja työn suorittamista koskevat sopimukset yhtenä ensisijaisen kirjanpitoasiakirjan tyypistä, joka edellyttää maksujen valvontaa, maksuehtoja tai jatkuvia säännöllisiä maksuja (yleislaskut, viestintä).
Vaihe 3
Joka tapauksessa kaikilla sopimuksilla on oltava oma sisäinen rekisteröinti, ja jokaiselle on annettava numero, jolla se merkitään sähköiseen sopimusrekisteriin. Tämä loki voidaan tehdä Excel-laskentataulukoissa. Sähköisen päiväkirjan lisäksi on välttämätöntä pitää paperipohjaista rekisteriä näiden sopimusten antamisesta, josta käy ilmi, milloin ja kenelle vastuuhenkilöistä sopimuksen alkuperäinen luovutettiin. Tämän päiväkirjan on sisällettävä kentät vastuuhenkilön allekirjoitukselle, jotka vahvistavat sopimuksen vastaanottamisen ja toimittamisen säilytystä varten.
Vaihe 4
Kuvaile sopimusten käsittelymenettely sopimusten valmistelua, tekemistä ja varastointia koskevissa säännöissä ja hyväksy se yrityksen johtajan toimesta.
