Yksityinen toimisto tai valtion organisaatio joutuu muuttamaan tarpeeseen joutuessaan ratkaisemaan ongelmat, jotka liittyvät valtavan määrän operaation aikana kertyneiden huonekalujen, laitteiden ja tekniikan liikkumiseen. On välttämätöntä, että kaikkia esineitä siirretään siististi vahingoittumatta. Siksi on välttämätöntä järjestää toimiston siirtäminen oikein.
Toimiston muuttaminen vie jonkin aikaa, joten tee se hyvissä ajoin, varaa noin kuukausi koko valmisteluun. Mihin kohtiin sinun tulisi kiinnittää erityistä huomiota?
✔ Jos yritys on melko iso ja sillä on paljon henkilökuntaa, on suositeltavaa laatia etukäteen johtamissuunnitelma tällaista vastuullista tapahtumaa varten. On tarpeen tunnistaa ensisijaiset tehtävät, määrittää budjetti, nimetä vastuulliset työntekijät kaikkiin pisteisiin ja mikä tärkeintä, nimettävä koordinaattori koko liikkumisprosessille. Hän ottaa haltuunsa pää- ja sivutehtävät. Muista ilmoittaa asiakkaille, että aiot muuttaa uuteen toimistoon.
✔ Seuraava askel on allekirjoittaa sopimus valitsemasi muuttoyrityksen kanssa. Kuormaus- ja purkutoiminnan sekä omaisuuden kuljetuksen määränpäähän lisäksi sopimukseen voidaan lisätä muita lausekkeita. Esimerkiksi huonekalujen purkaminen ja kokoaminen, sijoittaminen uuteen huoneeseen, apuohjelmien ja kiinteiden laitteiden liittäminen, tilojen siivoaminen muuton jälkeen.
✔ Tee täydellinen luettelo muutokseen liittyvästä omaisuudesta. Sitä tarvitaan ehdottomasti houkuttelemaan ammattilaisia kuljetusyhtiöltä ja se auttaa välttämään sekaannusta siirrettäessä toimistoa itse. Päästä eroon tarpeettomasta omaisuudesta - myy se, säilytä tai heitä pois. Tarpeettomien tavaroiden kuljetukseen ei tarvitse tuhlata rahaa ja aikaa.
✔ Valmista tulevien toimitilojesi suunnitelmat, työntekijöiden työpaikkojen sijoittaminen uuteen paikkaan, jossa huonekalut ja tietokoneet asennetaan uuteen toimistoon. Tämä säästää paljon aikaa.
✔ Voit ostaa kaikki tarvittavat pakkausmateriaalit ja laatikot itse varustamolta. Pakkaa kaikki henkilökohtaiset tavarat laatikoihin. Muista merkitä tarroilla. Työntekijöiden on suositeltavaa antaa muistio-ohjeet siitä, miten tämä tehdään oikein.
✔ Irrota tietokoneet ja muut laitteet virtalähteestä. Tämän tekee vain asiantuntija - järjestelmänvalvoja.
✔ Tee luettelot kaikista muutossa mukana olevista ihmisistä. Valmista liput etukäteen kaikille, jos niitä tarvitaan. Luettelo kaikista toimiston muuttoon osallistuvista ajoneuvoista. Varmista esteetön kulku lastaus- / purkupaikkaan.
Yrityksen toimiston muuttaminen on melko vakava tapahtuma. Mutta kuten näette, oikealla lähestymistavalla ja organisaatiolla kaikki kustannukset voidaan minimoida. Tätä varten riittää, että prosessi suunnitellaan oikein, ja muutokseen liittyvät haitat minimoidaan sekä yrityksen työntekijöille että asiakkaille.
